martes, 14 de julio de 2015

sistema de gestión de calidad informática 

En el siguiente trabajo se presenta un Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad, Según las Norma COVENIN-ISO 9001:2008 a la Gerencia General de Informática, adscrita a la Dirección Ejecutiva de la CVG. Para esto se elaboró un diagnóstico de la situación actual con respecto al cumplimiento de la norma COVENIN-ISO 9001:2008 con la finalidad de detectar la brecha de calidad y las posibles oportunidades de mejora, todo con el fin de establecer un plan de acciones de mejora que reduzca la brecha de calidad ya existente. Este trabajo recopila la información teórica, análisis y propuestas de los elementos involucrados para implantar un Sistema de calidad en la Gerencia General de Informatica. Con el desarrollo del presente trabajo se logró crear una serie de propuestas dirigidas a la identificación de los procesos claves de la Gerencia General, dando como resultado la elaboración de diagrama de caracterización de la Gerencia General. Se identificó la política y objetivos de la calidad con el fin de orientar a la Gerencia General al logro de sus metas. Se documentaron procedimientos de trabajos, instrucciones, registros técnicos y de calidad. Se logró establecer un Sistema deIndicadores que servirá para controlar y darle seguimiento a los objetivos de la calidad y al proceso medular de la Gerencia General. Todo lo propuesto anteriormente contribuirá al desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad y a dar un paso más en el proceso de adecuación de las unidades de la Corporación Venezolana de Guayana.
Palabras Claves: Gestión de procesos, documentación de la calidad, Indicadores de gestión, Sistema de Gestión de Calidad, procedimientos obligatorios.

Introducción


Actualmente, un gran número de organizaciones tienden a tener una mayor dependencia de las tecnologías de información y comunicaciones. Las unidades encargadas de esta área y las actividades en ellas desarrolladas para hacer más eficiente los procesos estratégicos de la organización, han sido tradicionalmente visto como un área de soporte al negocio, descuidando incluso muchas veces el uso de criterios racionales para medir su rentabilidadeficacia y la calidad de los servicios ofrecidos a toda la organización. Esta creciente dependencia conduce a la inminente necesidad de generar servicios eficientes, efectivos, oportunos y de calidad que logren satisfacer tanto los requerimientos del negocio, como las necesidades que provienen de los clientes.
La Corporación Venezolana de Guayana ha venido presentando desde el año 2005, un crecimiento acelerado en la tecnología de información y comunicaciones para sustentar los procesos medulares, que le permitan cumplir con sus objetivos estratégicos.
Dada la gran importancia de la excelencia de la calidad en todos los tipos de empresas existentes, la Gerencia General de Informática de la CVG, en la búsqueda del cumplimiento de las exigencias de los clientes, se ha propuesto implantar un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001:2008, para satisfacer las necesidades de los clientes.




historia 

Los Sistemas de Gestión de la Calidad son un conjunto de normas y estándares internacionales que se interrelacionan entre si para hacer cumplir los requisitos de calidad que una empresa requiere para satisfacer los requerimientos acordados con sus clientes a través de una mejora continua, de una manera ordenada y sistemática.
Los estándares internacionales contribuyen a hacer más simple la vida y a incrementar la efectividad de los productos y servicios que usamos diariamente. Nos ayudan a asegurar que dichos materiales, productos, procesos y servicios son los adecuados para sus propósitos.
Existen varios Sistemas de Gestión de la Calidad, que dependiendo del giro de la organización, es el que se va a emplear. Todos los sistemas se encuentran normados bajo un organismo internacional no gubernamental llamado ISO, International Organization for Standardization (Organización Internacional para la Estandarización).








definición

La Organización Internacional de Normalización, popularmente conocida como ISO, es la organización que se ocupa de establecer las normas de fabricación, de comunicación y de 
comercialización, tanto de productos como de servicios, en el plano internacional. Lo que básicamente se propone el ISO es estandarizar las normas de seguridad.En tanto, el ISO 9000 consiste en una serie de normas inherentes a la calidad y a la administración continua de la calidad, que se aplica en las organizaciones, cualquiera sea su naturaleza, que están dedicadas a la producción de bienes y de servicios.
En esta normativa, la ISO, establece detalladamente el modo en el cual una empresa deberá trabajar los estándares correspondientes para aportarle calidad a aquello que producen, indicar los plazos de distribución y los niveles que debe observar el servicio.

A grandes rasgos la norma ISO 9000 se propone: estandarizar la actividad del personal documentando su tarea; trabajar en orden a satisfacer las necesidades de los clientes; monitorear y medir los procesos involucrados en todos los niveles; evitar caer en los re procesos; promover la eficiencia para conseguir objetivos propuestos; promover que los productos mejoren constantemente, entre otros.

Cabe destacarse que esta norma cobra vigencia en el año 1987 y su protagonismo alcanza un máximo nivel en la década siguiente. En el nuevo milenio se revisó la propuesta inicial de la norma dado que no satisfacía del todo a las empresas ocupadas en comercialización de servicios y se pudo dar forma a una norma adaptable a cualquier tipo de empresa.

El trabajo de certificación corre a cargo de entidades especiales que auditan a la empresa y en función de ello emiten el certificado. Asimismo, estas organizaciones están controladas por organismos locales que regulan su desempeño.

A efectos de asegurarse una satisfactoria certificación se recomienda que la empresa sea asesorada por una consultora entendida en este campo.

Por otro lado, la certificación deberá revalidarse con una periodicidad anual con lo cual la empresa deberá someterse en esos plazos a una nueva revisión para mantener la norma.


 características 

Las normas ISO 9000 son normas de "calidad" y "gestión continua de calidad", establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad sistemática orientada a la producción de bienes o servicios. Se componen de estándares y guías relacionados con sistemas de gestión y de herramientas específicas, como los métodos de auditoría. 

Su implantación en estas organizaciones, aunque supone un duro trabajo, ofrece una gran cantidad de ventajas para las empresas, entre los que se cuentan: 

Monitorear los principales procesos asegurando que sean efectivos 
Mantener registros apropiados de la gestión, de los procesos y de los procedimientos. 
Mejorar la satisfacción de los clientes o los usuarios 
Mejorar continuamente los procesos, tanto operacionales como de calidad. 
Reducir los rechazos e incidencias en la producción o prestación del servicio mediante un monitoreo y la existencia de procedimientos para la corrección de los problemas. 
La familia de normas apareció por primera vez en 1987 teniendo como base una norma estándar británica (BS), y se extendió principalmente a partir de su versión de 1994, estando actualmente en su versión 2008, publicada el 13 de noviembre de 2008[1] [2] 

La principal norma de la familia es actualmente la: ISO 9001:2008 - Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos. 

Otra norma vinculante a la anterior: ISO 9004:2000 - Sistemas de Gestión de la Calidad - Guía de mejoras del funcionamiento. 

Las normas ISO 9000 de 1994 estaban principalmente pensadas para organizaciones que realizaban proceso productivo y, por tanto, su implantación en las empresas de servicios era muy dura y por eso se sigue en la creencia de que es un sistema bastante burocrático. 

Con la revisión de 2000 se ha conseguido una norma bastante menos burocrática para organizaciones de todo tipo, y además se puede aplicar sin problemas en empresas de servicios e incluso en la Administración Pública. 

Para verificar que se cumple con los requisitos de la norma, existen unas entidades de certificación que dan sus propios certificados y permiten el sello. Estas entidades están vigiladas por organismos nacionales que les dan su acreditación. 

Para la implantación, es muy conveniente que apoye a la organización una empresa de consultoría, que tenga buenas referencias, y el firme compromiso de la Dirección de que quiere implantar el Sistema, ya que es necesario dedicar tiempo del personal de la empresa para implantar el Sistema de gestión de la calidad. 


Proceso de Certificación Con el fin de ser certificado bajo la norma ISO 9000, las organizaciones deben elegir el alcance de la actividad profesional que vaya a registrarse, seleccionar un registro, someterse a la auditoría, y después de completar con éxito, tener una visita anual de inspección para mantener la certificación. En el caso de que el registrador / auditor encuentre áreas de incumplimiento, la organización tiene un plazo para adoptar medidas correctivas, sin perder la vigencia de la certificación o la continuidad en el proceso de certificación (dependiendo de que ya hubiera o no obtenido la certificación). 

Hay 9 pasos básicos que debe cumplir una organización con el fin de certificar bajo Normas ISO 9000: 

Entender y conocer detalladamente la norma. 
Analizar la situación de la organización, donde está y donde debe llegar. 
Planear y Diseñar el Sistema de Gestión de la Calidad o Quality Management System (QMS). 
Diseñar y documentar los procesos. 
Capacitar los Auditores Internos. 
Capacitar a todo el personal en ISO 9000. 
Realizar Auditorias Internas. 
Utilizar el Sistema de Calidad (SGC), registrar su uso y mejorarlo durante varios meses. 
Solicitar la Auditoria de Certificación.




¿por que hacer el sistema de gestión de calidad informática?


A partir del año 2000 la Gerencia General de Informática comenzó un proceso de actualización tecnológica con la incorporación de un lote de 250 Microcomputadoras, no satisfaciendo las exigencias tecnológicas de la Corporación Venezolana de Guayana para la fecha, en aras de mantener una plataforma tecnológica actualizada y alineada a los objetivos estratégicos de la Corporación Venezolana de Guayana, la Gerencia General ha venido incorporando anualmente equipos de tecnología de información, implantación de aplicaciones colaborativas como correo electrónico e Intranet/Internet, aplicaciones Web, aplicaciones integradas y no integradas, este avance tecnológico viene generado por un proceso de migración gradual de la plataforma centralizada "MAINFRAME" hacia una plataforma tecnológica con enfoque Cliente Servidor, basado en un plan a largo plazo de adecuación que esta llevando a cabo por la Gerencia General.

A partir de Agosto del año 2007, la Gerencia General de Informática, en el cumplimiento de su función como unidad de apoyo en la automatización de los procesos de la Corporación Venezolana de Guayana, se plantea la necesidad de implementar un modelo de gestión de servicio el cual, permite la integración y centralización de recursosfunciones procedimientos, con el objeto de proveer servicios de tecnología de información y comunicaciones, apoyados en una plataforma tecnológica, el cual, contribuya a normalizar la solicitud de servicio, desarrollar una cultura de atención al cliente y medir la gestión de la prestación de los servicios.


¿cuando aplicar  el sistema de gestión y calidad informática?
Manual de CalidadEste requisito especifica que la organización debe poseer un manual de calidad, donde se haga referencia al alcance del Sistema de Gestión de Calidad incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión, así como de los procedimientos documentados establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad o referenciado a los mismos. Por último debería tener una descripción breve de lainteracción de los procesos.
Análisis: La Gerencia General de Informática no dispone de un manual de la calidad, en cual se soporten los procesos y procedimientos, en donde este definida la política de la calidad y los objetivos de la calidad, así como también donde se definan las funciones y responsabilidades de la dirección y del personal.
Control de los DocumentosLos documentos requeridos por el sistema deben controlarse. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: aprobar documentos antes de su emisión, revisar y actualizar los documentos, que sean identificados, estén disponibles, prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.





¿como se hace el sistema de gestión de calidad informática?


La norma especifica que la Corporación debe planificar como van a suceder todas las actividades necesarias para la realización del producto (en este caso, servicio). Toda esta información sobre planificación debería estar documentada en la medida en que sea necesario.
Análisis: Con respecto a la planificación llevada por la Gerencia General de Informática, esta responde a la solicitud de los distintos clientes internos y lineamientos de la unidad de Planificación Corporativa de la CVG. Se analizan las solicitudes y se coordina con esta unidad para la elaboración del plan anual, sin embargo estas no están sujetas a la materia de la calidad.
7.2 Procesos Relacionados con el Cliente
7.2.1 Determinación de los Requisitos Relacionados con el Servicio.
La organización debe determinar los requisitos especificados por el cliente, los requisitos no establecidos por el cliente, los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto/servicio.
Análisis: En la Gerencia General de Informática se determinan los requisitos del cliente a través de diversas actividades y procesos, también se determinan los requisitos legales y los requisitos adicionales por la Corporación.
7.2.2. Revisión de los Requisitos Relacionados con el Producto
La cláusula establece, que la organización debe revisarlos requisitos del producto, esta revisión debe hacerse antes de que la organización se comprometa a proporcionar un producto al cliente y deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones que se generen a partir de la misma.
Análisis: En la Gerencia General de Informática, cuando se requiere de un servicio, los requisitos exigidos por el cliente son analizados y evaluados de tal forma de dar respuesta y si la misma tiene la capacidad de cumplir con los requisitos.
7.2.3 Comunicación con el cliente
La organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a la información sobre el producto
Las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones, y la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas.
Análisis: La comunicación entre la Gerencia General de Informática y los usuarios es fundamental y se realiza tanto de forma oral (teléfono y celular) como de manera escrita (oficio, correo electrónico), por medio de esta comunicación se solventa cualquier evento que pueda surgir durante la relación laboral y que pueda afectar el cumplimiento de los objetivos, aunque son pocas las veces que se documentan estas comunicaciones.

software 

a burocracia d
La Organización Internacional de Normalización o ISO, nacida tras la Segunda Guerra Mundial, es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales
e la Gestión de los Sistemas: ¿Cero 
papeles es posible?
En algunas organizaciones, el sistema de gestión de calidad, medioambiente o prevención no es más que un conjunto de documentos que se crean, revisan, aprueban y archivan, sin que lleguen a ser utilizados por el personal. Esta documentación sólo sirve la mayoría de los casos para acumular polvo en una estantería. Cuando se actualizan estos documentos, ya sea por cambios en la reglamentación, normativa aplicable o cambios organizativos, es necesario dedicar mucho tiempo. Una vez actualizados, dichos documentos volverán a almacenarse en su lugar de archivo. Por ello no resulta extraño que los sistemas de gestión normalizados (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, EN 9100, ISO 17025, ISO 17020, ISO 17021, ISO TS 16949, etc.) hayan adquirido la injusta fama de ser de excesivamente burocráticos.
¿Cero papeles? ¿Gestión documental o gestión de datos e información?
El mejor sistema de gestión es el que genera menos burocracia y menos papeles, cumpliendo su objetivo final: controlar los riesgos, prevenir los fallos y mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos. Por ello la primera premisa a considerar es minimizar el volumen de datos e información a incluir en nuestro sistema.
La segunda premisa es informatizar los datos en la medida de lo posible, pero… ¡¡¡atención!!!: guardar los documentos en formato electrónico (pdf, Word, Excel, imagen y otros) no constituye un registro electrónico adecuado ya que el simple hecho de convertir un papel en formato electrónico no asegura los siguientes requisitos de gestión:
• Autenticidad
• Seguridad de los datos
• Posibilidad de análisis de datos
En consecuencia, un software de gestión documental no es la solución idónea para la gestión de un sistema de calidad, medio ambiente y prevención ya que no gestiona datos, sino documentos.


claves para diseñar e implantar sistemas de gestión y calidad informática 
La ISO 9000:2000 define la Gestión de la Calidad como las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad.
En general se puede definir la Gestión de la Calidad como el aspecto de la gestión general de la empresa que determina y aplica la política de calidad
Con el objetivo de orientar las actividades de la Empresa para obtener y mantener el nivel de calidad del producto o el servicio, de acuerdo con las necesidades del cliente.
Con los nuevos paradigmas, el concepto "cliente" va más allá del cliente externo, del cliente final, que tradicionalmente identificamos como el que compra o paga por un producto o servicio. Dentro de una misma empresa, el receptor de un producto o servicio, ya sea terminado o semielaborado, también puede y debe considerarse cliente.
Esta misma filosofía puede aplicarse al concepto "proveedor". Ahora dentro de la empresa, podemos hablar de una relación "cliente-proveedor" continua, donde cada receptor tiene unas necesidades y expectativas, como "cliente interno", que su "proveedor interno" debe satisfacer.


errores del proyecto de la gestión de calidad informática 
Actualmente el concepto de proyecto se aplica al campo de la informática. Este cambio no surgió de la noche a la mañana, sino que fue debido a la evolución de los propios sistemas informáticos. Esta constantemente dobla su capacidad y posibilidades, pero también las exigencias que debe cumplir, siendo la eficacia y rentabilidad de su sistema informática un factor muy importante para lasempresas modernas.
Este notable aumento de la complejidad de la informática ha sido la que ha hecho necesario su consideración como proyecto, asociándose las técnicas y procedimientos de diseño, planificación y gestión del proyecto tradicional.
Así, podemos definir entonces como un Proyecto Informático al:
Conjunto de tareas y actividades limitadas en el tiempo, encaminadas a alcanzar un objetivo bien definido, en un plazo determinado y con determinados recursos dados (humanos, materiales, presupuestarios, etc.) que contribuyan al logro de los efectos específicos que un programa define. Este se lleva a cabo para crear un producto o servicio y expresa el nivel operativo del proceso de planificación gestión y control.

conclusión

Sin duda la inclusión de la competencia laboral en la norma ISO9001:2000 es un importante paso hacia la integralidad del concepto de calidad y sobre todo, hacia la puesta en práctica lo que tanto se ha dicho en los discursos públicos y tan poco se ha aplicado en nuestros países: el desarrollo del recurso humano.

Hay que estar conciente que esto significa una nueva complejidad que se introduce en la gestión de las normas de calidad ISO. No es lo mismo tratar y evaluar a procesos que a individuos. La relación entre lo que un individuo debe demostrar para que es competente en situaciones planeadas y no planeadas, es menos evidente que cumplir con reglas de calidad en proceso. Y cada individuo es un caso que debe tratarse como tal, lo que en una organización rápidamente se traduce en una multiplicación de procesos, no solo del orden técnico sino sobre del tipo social. El aprendizaje que se busca para lograr la mejora continua y la satisfacción del cliente, implica mucha interacción social que se guía por otras reglas y mecanismos que los procesos físicos (expectativas, sensibilidad, relaciones de poder, entre otros).
Además, la competencia te puede asegurar que la persona es capaz, pero no me asegura que aplicará dicha capacidad siempre, lo que demanda instrumentos complementarios para el seguimiento de la competencia demostrada. Esto nos lleva a otra pregunta importante, ¿en qué momento podemos decir que una organización tiene un modelo de formación y evaluación por competencia instalado? ¿Cumpliendo con todos o con una parte de los siguientes aspectos fundamentales: perfiles, criterios de desempeño, instrumentos de evaluación y formación, formatos de verificación y procedimientos correspondientes?
No es tan evidente cómo aplicar una gestión por competencia laboral que cumpla con los requisitos de la norma. Esto requiere de aprendizajes en la gestión de la norma de competencia y en la norma ISO correspondiente. Aparece nuevamente el delicado tema de la zona gris entre mediocridad y perfección del modelo, que tanto ha estado presente en la versión anterior de la norma ISO 9000.
A manera de conclusión, el desafió consistirá en no perder de vista el enfoque estratégico, para qué y quién el modelo de competencias, manteniendo simple y a la vez significativo el modelo; un modelo flexible que no trate el recurso humano como un ‘bloque’, sino como muchos individuos con su propias necesidades de desarrollo y objetivos que hay que hacer coincidir con las de la empresa.


bibliográfica 
La Organización Internacional de Nacionalización o ISO, nacida tras la Segunda Guerra Mundial, es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales.


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